Témoignage
Client : les écoles secondaires La Dauversière et Évangéline à Montréal
Aider deux écoles secondaires à simplifier leur processus d’acquisition et de distribution de manuels scolaires et de cahiers d’exercices
Chaque année, la rentrée scolaire représente un défi de taille pour les écoles, notamment en raison du grand nombre de tâches à accomplir en très peu de temps.
Parmi celles-ci, la distribution des manuels scolaires et des cahiers d’exercices est l’une des opérations les plus complexes et fastidieuses pour le personnel d’une école. Chantal Laporte, conseillère pédagogique pour les écoles La Dauversière et Évangéline, deux écoles secondaires de Montréal regroupant plus de 1300 élèves, peut témoigner de cette situation. En effet, c’est elle qui est responsable de l’acquisition et de la distribution des manuels scolaires et des cahiers d’exercices dans ces deux établissements.
Auparavant, elle faisait affaire directement avec les fournisseurs, qui livraient les boîtes directement au secrétariat. Madame Laporte et les autres membres du personnel devaient donc se charger de tout faire par eux-mêmes. D’abord, elle devait défaire les boîtes, sortir tous les cahiers, et ensuite les compter pour s’assurer que les quantités livrées correspondaient à celles commandées. Ensuite, une fois tous les manuels et les cahiers classés et séparés, elle devait s’occuper de déplacer les centaines de boîtes à l’endroit où la distribution se faisait.
Pour Madame Laporte et le reste du personnel impliqué dans cette opération, toutes ces tâches exigeaient « beaucoup de temps et d’effort ».
“Physiquement, juste de défaire une boîte, de sortir les cahiers, de les compter, de les déplacer, c’est très difficile. Et comme j’ai 300 boîtes à faire, c’est beaucoup trop de travail pour une seule personne. Et les concierges, ce n’est pas leur tâche de faire ça. Souvent, je trimballe plus de boîtes que le concierge! Ça représente énormément de temps et d’effort.”
Compte tenu de la charge de travail impliquée, elle était à la recherche d’une solution qui lui permettrait d’éviter ces problèmes liés à l’achat, la livraison et la distribution des manuels scolaires et des cahiers d’exercices.
“Maintenant, on est vraiment plus efficaces. On cherche moins les boîtes, on n’a pas à déplacer les boîtes nous-mêmes, donc c’est vraiment plus facile. La direction, les concierges, la conseillère pédagogique : tout le monde est content. Tout le monde a bénéficié du service.”
Une fois que les boîtes sont livrées à l’endroit désiré, la distribution est plus rapide et plus simple.
Le fait que notre équipe se charge de préidentifier, de trier, de compter et surtout de livrer les boîtes à l’endroit de son choix lui permet d’être beaucoup plus efficace. En plus d’avoir à éviter presque tout le travail de manutention, Madame Laporte tenait à mentionner un autre avantage de Monet Scolaire : le crédit de 2 % basé sur le montant total des achats. Pour la conseillère pédagogique, c’est un montant concret qu’elle peut utiliser, par exemple, pour acheter des livres en prévision de leurs Galas Méritas de fin d’année. Pour elle, « quand on reçoit cette ristourne-là à la fin de l’année, c’est tellement utile, tellement concret ».
Madame Laporte pourra donc, au cours des prochaines années, éviter d’avoir à dépenser inutilement du temps et de l’énergie. Elle et les autres membres du personnel seront en mesure de se concentrer sur l’essentiel : s’assurer que tout se passe bien lors de la rentrée scolaire de leurs élèves.